Jak wygląda zarządzanie drukiem?

Każde biuro generuje ogromne wydatki związane z przygotowaniem dokumentów, a także ich prawidłowym obiegiem oraz przechowywaniem. Jeżeli chcesz w jakiś sposób zmniejszyć opłaty związane z pracą biurową i administracyjną, konieczne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy wydruku, jak również precyzyjne określenie indywidualnych potrzeb firmy. Na nieefektywne działanie biura zazwyczaj wpływa brak względnej kontroli nad poziomem korzystania przez pracowników z drukarek i wykorzystywaniem materiałów eksploatacyjnych. Co więcej, odpowiedzialne za ten stan rzeczy mogą być również przestarzałe urządzenia drukujące oraz nieprofesjonalny serwisy czy obsługa urządzeń drukujących. W każdej firmie nawet pomimo wprowadzenie cyfryzacji dokumentów niektóre z nich muszą być dostępne w wersji papierowej, dlatego tak ważne jest odpowiednie zarządzanie drukiem, dzięki któremu zaoszczędzimy czas pracy, a także koszty związane z drukowaniem.

Jak wybrać skuteczny system zarządzania drukiem?
Zarządzanie drukiem jest jednym ze sposobów, aby zwiększyć efektywność pracy w firmie. Przed wprowadzeniem drukarki oraz materiałów eksploatacyjnych, które będą najlepszym rozwiązaniem dla określonego przedsiębiorstwa, konieczne jest przeanalizowanie potrzeb i wymagań firmy. Należy się zastanowić, jakie są faktyczne potrzeby wydruku w firmie, jak również zastanowić się, jakie jest zapotrzebowanie na materiały eksploatacyjne, tj. tonery, tusze czy zamienniki tonerów i tuszy. Tylko dzięki analizie potrzeb firmy możliwe będzie wprowadzenie efektywnego systemu zarządzania drukiem, który zwiększy efektywność wydruku, jak również przyczyni się do zmniejszenia kosztów w tym segmencie.

Jakie są korzyści zarządzania drukiem?
System zarządzania drukiem niesie ze sobą wiele korzyści dla firmy — oczywiście głównymi z nich jest wspomniane zwiększenie efektywności pracy, a także obniżenie kosztów. Co jeszcze gwarantuje firmie zarządzanie drukiem? Przede wszystkim zapewnia gwarancję bezpieczeństwa druku, ponieważ mamy pewność, że dokumenty nie zostaną przekazane w niepowołane w tym celu ręce, a także umożliwi monitorowanie stanu urządzeń biurowych czy ograniczenie ich wykorzystania przez pracowników do celów prywatnych, jak również umożliwia znaczne obniżenie kosztów pracy przez możliwość kompleksowej konfiguracji wydruku, np. zastosowanie wydruku dwustronnego. Odpowiednie zarządzanie drukiem umożliwi znaczne zmniejszenie zużycia materiałów, co wpłynie na dłuższą żywotność urządzenia, które nie będzie narażone na serwisowanie i związane z nim koszty.